Werkzaamheden

Gebruikelijke werkzaamheden voor levering / verdeling van een onroerende zaak en/of het vestigen van een hypotheek.

Bij zowel levering / verdeling als hypotheek:

• opvragen/controleren van persoonsgegevens van partijen;
• controleren van de identiteitsbewijzen van de bij de akte betrokken partijen; het controleren bij de BRP (Basisregistratie Personen). Raadplegen VIS (Verificatie Identificatiebewijzen) en overige registers, indien daar aanleiding toe bestaat;
• opvragen van uittreksels bij de Kamer van Koophandel, indien partij een niet-natuurlijk persoon is en het uitzoeken van de vertegenwoordingsbevoegdheid op basis van deze uittreksels en de statuten van de betreffende rechtspersoon;
• onderzoeken van hoe en wanneer eigendom, recht van erfpacht, opstalrecht, of appartementsrecht is verworven;
• onderzoeken van de burgerlijke staat van partijen bijv. (on)gehuwd, gescheiden, lopende echtscheidingsprocedure, samenwonend of geregistreerd samenwonend (zie ook extra werkzaamheden);
• vragen van toestemming ex. art. 1:88 Burgerlijk Wetboek van echtgeno(o)t(e) van partij;
• opvragen bij partijen en het bestuderen van het eigendomsbewijs;
• controleren en rechercheren bij het Kadaster van eventuele hypotheken en/of beslagen en/of niet een koopovereenkomst reeds is ingeschreven. Er wordt uitgegaan van de overdracht van (of de hypotheekvestiging tbv een Nederlandse bankinstelling op) hoogstens twee gehele kadastrale percelen; indien meer dan twee percelen worden overgedragen/ondergezet, wordt de post "kadasterkosten (inzage)" verhoogd;
• Dit onderzoek zal 3 maal moeten worden gedaan. nl. bij opstellen van de akte, op de dag van het tekenen van de akte bij de notaris èn tenslotte bij de inschrijving in het Kadaster;
• opstellen van de notariële akte van levering en/of hypotheek op basis van de gegevens in de koopovereenkomst en/of hypotheekopdracht en gemelde onderzoeken;
• afspraak maken met cliënt(en) en/of makelaar en afspraak doorgeven aan geldverstrekkende instelling (indien hypotheek);
• vooraf digitaal toezenden van de ontwerp-akte aan partijen en indien bij de zaak betrokken aan hun makelaar of tussenpersoon;
• opstellen en digitaal versturen van de nota’ s van afrekening aan partijen en tussenpersonen voorzover bij de zaak betrokken;
• vóór /bij het ondertekenen van de akte: controle van de identiteit van partijen, aan de hand van paspoort, rijbewijs of identiteitskaart;
• vóór/bij het ondertekenen van de akte nogmaals controleren of aan alle vereisten is voldaan om tot het passeren van de akte over te kunnen gaan (ook in verband met zich eventueel voorgedane veranderingen sinds het tekenen van de koopovereenkomst en het passeren van de akte), daaronder is mede begrepen het voor de 2e maal “rechercheren” bij het Kadaster;
• passeren van de akte van levering en/of hypotheek, waarbij tevens mondelinge toelichting op de akte wordt gegeven en recent ontstane problemen zo mogelijk worden opgelost;
• sturen van een afschrift van de leveringsakte en/of hypotheekakte en overige bescheiden naar het Kadaster, zodat de eigendomsoverdracht en/of de hypotheekvestiging juridisch ”helemaal rond is”;
• na deze inschrijving en ontvangstbevestiging van het Kadaster - in beginsel de volgende dag ’s morgens vroeg – wordt voor de 3e maal onderzoek gedaan bij het Kadaster ter controle van de juiste inschrijving;
• na het controleren van de juiste inschrijving bij het Kadaster worden de onder de notaris op de derdengeldenrekening gestorte bedragen uitbetaald (in principe) twee werkdagen na het passeren van de akte), zoals de koopsom, de hypotheeksom, de hypothecaire aflossingen, de makelaarscourtage, enz;
• verrichten van alle verdere werkzaamheden conform de wettelijke voorschriften, zoals:
  • het aanbieden van de originele akte aan de Registratie (Belastingdienst);
  • het bijhouden van het “repertorium” waarin alle akten moeten worden geregistreerd);
  • het deugdelijk en brandvrij bewaren van de akte in de kluis;
  • het afdragen van de eventueel verschuldigde overdrachtsbelasting aan de Belastingdienst.

In geval van levering  tevens:

• digitaal bevestigen van de ontvangst van de koopovereenkomst aan partijen en de makelaar;
• digitaal bevestigen van de ontvangst van de waarborgsom/bankgarantie aan partijen of het schriftelijk melden aan verkoper, koper en eventueel betrokken makelaar indien de overeengekomen waarborgsom/bankgarantie niet binnen de daarvoor gemelde termijn is gestort danwel gesteld;
• opvragen van te verrekenen zakelijke lasten bij gemeente en waterschap(zie extra werkzaamheden) ingeval de verkoper géén actueel/recent schriftelijk overzicht daarvan heeft afgegeven;
• onderzoek naar erfdienstbaarheden, kwalitatieve verplichtingen of bijzondere bepalingen, zoals kettingbedingen, algemene voorwaarden, mandeligheden enz en formulering daarvan in de akte (zie ook extra werkzaamheden);
• onderzoek naar eventueel uit het Kadaster blijkende belemmeringen bijv. Belemmeringenwet Privaatrecht, Wet Voorkeursrecht Gemeenten, Monumentenwet, Natuurschoonwet, Wet Bodembescherming, enz.;
• geven van voorlichting omtrent de gevolgen van de overdracht van het registergoed;
• controleren van de lijst van roerende zaken, die in de koopsom begrepen zijn, waarover geen overdrachtsbelasting geheven dient te worden;
• verrekening van de jaarlijkse lasten, alsmede de berekening van de eventueel verschuldigde overdrachtsbelasting en het innen daarvan, indien overeengekomen;
• ingeval van overdracht van appartementsrechten: het opvragen van eventuele achterstallige/ lopende financiële verplichtingen ten aanzien van service kosten bij de Vereniging van Eigenaren alsmede de verrekening daarvan;
• toezenden van de nota van afrekening aan de betrokken makelaar(s);
• toezicht houden op het geldverkeer bij de levering:
  • de volledige koopsom en overige kosten (bestaande uit de hypotheeksom en eventueel eigen geld van de koper) dienen vóór het passeren van de leveringsakte op de rekening van de notaris aanwezig te zijn (indien dit niet het geval is zal de akte niet gepasseerd kunnen worden);
  • het uitbetalen van de verkoopopbrengst aan verkoper en aflossen van bestaande hypothecaire leningen en overige leningen (zie extra werkzaamheden) ná de inschrijving van de leveringsakte in de Openbare Registers (gebruikelijk twee werkdagen na de dag van passeren);
  • het betalen van courtage aan de makelaars, eveneens na de inschrijving.
• aflossen van de oude hypothecaire geldlening en “doorhalen” (royeren) van de afgeloste hypotheek van verkoper bij het Kadaster door middel van een aparte notariële akte, waarvoor de kosten voor rekening zijn van verkoper;
• indien een partij een naamloze of beperkte vennootschap betreft, het onderzoek in verband de nachgrundung;
• aan de koper toezenden van een afschrift van de akte van levering (ook wel genaamd: “het eigendomsbewijs”).

In geval van hypotheek tevens:

• bij een tweede  (of hogere rangorde) hypotheek: partij attenderen op eventuele noodzaak om bestaande hypotheekhouder om toestemming te vragen;
• in geval van een rechtspersoon als hypotheekgever: controle van de statuten van de oprichter-rechtspersoon in verband met de doelomschrijving;
• opvragen van hypotheekgelden en uitkering hiervan aan de daartoe gerechtigde personen of instanties;
• versturen van het afschrift met notarisverklaring aan de bank, het versturen van een ingeschreven afschrift aan de bank, een afschrift verstrekken aan de geldnemers;
• zorgdragen voor de ondertekening van onderhandse stukken en de verzending daarvan aan de bank.

Niet-gebruikelijke of extra werkzaamheden:

Naast de hiervoor beschreven (gebruikelijke) werkzaamheden kan er sprake zijn van extra werkzaamheden en dus van extra kosten, door omstandigheden al dan niet vooraf te voorzien. Daarnaast kunnen ook de “gebruikelijke werkzaamheden” vervolgwerkzaamheden met zich meebrengen.

Deze extra werkzaamheden die extra kosten met zich meebrengen, zijn voor rekening van die partij aan wiens zijde deze werkzaamheden noodzakelijk zijn om tot volledige en juridische verantwoorde uitvoering van de koopovereenkomst of de akte van levering te komen. Deze extra-werkzaamheden worden afzonderlijk gedeclareerd en zijn (mede) afhankelijk van de daaraan bestede tijd en gemaakte kosten. Zij worden naar uurtarief gedeclareerd, tenzij anders wordt aangegeven.